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Einladung ausländischer Geschäftspartner

Bei der Einladung von Geschäftsleuten aus Ländern, für deren Staatsbürger eine Visumspflicht bei der Einreise nach Deutschland besteht, wird von der Deutschen Botschaft bzw. den Generalkonsulaten bei der Antragstellung ein Einladungsschreiben und gegebenenfalls eine Verpflichtungserklärung der einladenden Firma verlangt. Generelle Informationen zur Beantragung eines Visums können über die Internetseite des Auswärtigen Amtes (http://www.auswaertiges-amt.de) abgerufen werden. Dort sind alle Internetadressen der Deutschen Vertretungen im Ausland hinterlegt. In der Regel geben die Internetseiten genaue Auskünfte, welche Dokumente bei der Beantragung von Visa vorgelegt werden müssen und welche weiteren Voraussetzungen gegeben sein müssen, um ein Visum zu erhalten. Um zeitaufwendige Nachforderungen zu vermeiden, sollten sich deshalb Reisende rechtzeitig vor Reisebeginn mit der zuständigen Auslandsvertretung in Verbindung setzen und sich nach den jeweiligen örtlichen Besonderheiten in Bezug auf die Visumausstellungsmodalitäten erkundigen.

Einladungsschreiben

In dem Einladungsschreiben muss, neben dem Namen des Reisenden und dessen Reisepassnummer, der Name der Firma, für die der Reisende tätig ist, mit kompletter Anschrift und der Zweck der Reise genannt werden. Das Schreiben sollte an die entsprechende Visastelle gerichtet sein, aber im Original an den Kunden geschickt werden. Der Antragsteller legt dann bei der persönlichen Vorsprache dieses Einladungsschreiben vor.

Beispielsweise könnte der Text folgendermaßen lauten:

„Sehr geehrte Damen und Herren,
Herr / Frau ..... von der Firma (komplette Anschrift), möchte uns hier in unserem Hause besuchen, um ..... (Zweck der Reise). Herr / Frau .... wird in den nächsten Tagen bei Ihnen vorsprechen. Wir möchten Sie bitten, ihm / ihr das nötige Visum auszustellen. Die Passnummer von Herrn / Frau …. lautet ….“

Der Antragsteller muss nachweisen, dass sein Aufenthalt in der Bundesrepublik Deutschland finanziell abgesichert ist. Er darf für seinen Besuch keine öffentlichen Mittel in Anspruch nehmen. Kann er Reise und Aufenthalt nicht aus eigenen Mitteln finanzieren, kann sich auch ein in Deutschland wohnhafter Gastgeber verpflichten, für alle aus dem Aufenthalt des Gastes in Deutschland entstehenden Kosten aufzukommen (Verpflichtungserklärung nach §§ 66-68).

Die Verpflichtungserklärung könnte folgenden Wortlaut haben:

„Hiermit bestätigen wir Ihnen, dass die Firma ....... für Herrn / Frau (Name des Reisenden) während seines / ihres Aufenthaltes in Deutschland Sorge tragen wird und alle anfallenden Kosten laut §§ 66 – 68 AufenthG übernehmen wird.“

Das Einladungsschreiben einschließlich der Verpflichtungserklärung muss auf Firmenbriefbogen geschrieben werden, gestempelt und unterschrieben sein, von der IHK bescheinigt werden und dem Antragsteller im Original vorliegen.

Aufgrund einer Entscheidung des Europäischen Rates vom 22.12.2003 ist seit 01.06.2004 grundsätzlich eine in allen Mitgliedsstaaten des Schengen-Abkommens gültige Reisekrankenversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 30.000,00 € erforderlich. Diese Versicherung sollte nach Möglichkeit vom Antragsteller im Heimatland, kann aber auch vom Einlader abgeschlossen werden.

Grundsätzlich besteht kein Anspruch auf die Erteilung eines Besuchs- oder Touristenvisums. Das Visum darf erteilt werden, wenn die Anwesenheit des Ausländers Interessen der Bundesrepublik Deutschland nicht beeinträchtigt oder gefährdet.

Die Auslandsvertretungen müssen zudem insbesondere zur "Rückkehrbereitschaft" und "Rückkehrmöglichkeit" des Reisenden eine positive Prognose abgeben.

Hinweis:

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer Kammer – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

(Quelle: IHK Düsseldorf)

Mit weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an die Service-Center oder an den Geschäftsbereich International.

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