Geschäftsbriefe

I. Aktuelles

Die Vorschriften über Geschäftsbriefe wurden durch das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) neu gefaßt. Seit dem 01.01.2007 sind E-Mails, Faxe und Postkarten normalen Geschäftsbriefen gleichgesetzt.

Auch für Kleingewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, wird sich künftig etwas ändern. Ab dem 22. Mai 2007 ist auf allen Geschäftsbriefen zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen eine ladungsfähige Anschrift anzugeben.

II. Allgemeines

Bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe müssen Sie gesetzliche Vorschriften (§ 15 b GewO, §§ 37a, 125a, 177a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG, § 25a GenG) beachten. Die Angaben sollen Ihren Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu informieren. Durch die Mitteilung der Handelsregisternummer beispielsweise ist es für Ihren neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über Ihre Firma einzuholen. Die Vorschriften sollen also helfen, „böse“ Überraschungen zu verringern. Sie gelten daher nicht nur für den erstmaligen Kontakt.

Als Geschäftsbrief gelten in der Regel:

Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten;
alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen, z.B. E-Mails und Faxe;
beispielsweise Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Quittungen, Bestellscheine, Bestätigungsschreiben und Mängelrügen.

Nicht als Geschäftsbrief gelten:

der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen Ihres Unternehmens;
Formulare, die in einer bestehenden Geschäftsverbindung benutzt werden und in die die erforderlichen Angaben nur eingefügt zu werden brauchen. Diese Erleichterung gilt ausdrücklich nicht für Bestellscheine.
Alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, z.B. Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.
Bei Werberundschreiben ist Vorsicht geboten. Der Grundsatz, daß die Vorschriften in der Werbung nicht gelten, stimmt so nicht mehr. Das Landgericht Bonn hat in 2006 entschieden, daß Faxwerbung an eine Vielzahl von Neu- und Altkunden die Pflichtangaben enthalten muß.

Bei allem ist zu beachten, daß es noch erhebliche Zweifelsfragen gibt. Es existiert kaum Rechtsprechung. In der Literatur ist manches strittig. So sollen nach einer Auffassung Mahnungen und Rechnungen zu den Geschäftsbriefen zählen. Rechnungen nach anderer Auffassung nur, wenn mit Ihnen der erste schriftliche Kontakt hergestellt wird, also z.B. nach telefonischer Bestellung.

III. Welche Informationen sind im Einzelfall vorgeschrieben?

1. Nicht im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen

Auf allen Geschäftsbriefen des nicht eingetragenen Gewerbetreibenden ist der Familienname des Unternehmers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben. Ab dem 22.5.2007 muß nach § 15b GewO zusätzlich eine ladungsfähige Anschrift angegeben werden.

2. Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR oder BGB-Gesellschaft)

Auf allen Geschäftsbriefen der Gesellschaft bürgerlichen Rechts müssen die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen mitgeteilt werden. Ab dem 22.5.2007 muß nach § 15b GewO zusätzlich eine ladungsfähige Anschrift angegeben werden.

3. Im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen

Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns sind folgende Angaben zu machen:

seine Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
der Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine Abkürzung dieser Bezeichnung wie beispielsweise „e.K.“, „eK“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“;
der Ort seiner Handelsniederlassung;
das Registergericht und die Handelsregister-Nummer

Es ist nicht erforderlich, über den Vor- und Familiennamen des Firmeninhabers zu informieren.

4. Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

Die Geschäftsbriefe dieser Gesellschaften müssen enthalten:

die Firma in Übereinstimmungen mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
die Rechtsform (oHG oder KG);
den Sitz der Gesellschaft ;
das Registergericht und die Handelsregister-Nummer

5. GmbH & Co. KG; GmbH & Co. oHG ; AG & Co. KG und AG & Co . oHG usw.

Bei einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern z.B. eine GmbH, eine Aktiengesellschaft oder eine ausländische Gesellschaft mit beschränkter Haftung, sind auf den Geschäftsbriefen neben den für die oHG bzw. KG vorgeschriebenen Angaben zusätzlich auch alle für die phG erforderlichen Angaben zu machen. Bei einer GmbH & Co. KG also beispielsweise wie nachfolgend unter 6. beschrieben

6. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) hat zu informieren über:

Den vollständigen Firmennamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
Rechtsform der Gesellschaft;
Sitz der Gesellschaft;
Registergericht sowie die Handelsregister-Nummer;
alle Geschäftsführer mit Namen und Vornamen,
und - sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet hat - den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Wenn Sie das Kapital der Gesellschaft nennen, müssen Sie das Stammkapital angeben. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, eingezahlt worden sind, ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben.

Wird Ihre Gesellschaft liquidiert, muß der Zusatz i.L. oder „in Liquidation“ beigefügt werden. Anstelle der Geschäftsführer sind die Liquidatoren auf den Geschäftsbriefen zu nennen.

7. Aktiengesellschaft (AG)

Die Aktiengesellschaft (AG) muß auf ihren Geschäftsbriefen mitteilen:

Den vollständigen Firmennamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
Rechtsform der Gesellschaft ;
Sitz der Gesellschaft ;
Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregister-Nummer;
alle Vorstandsmitglieder sowie den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstandes muß als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden;

Sie müssen keine Angaben über das Kapital der Gesellschaft machen. Wollen Sie diese Angaben aber machen, dann müssen Sie das Grundkapital angeben. Darüber hinaus ist vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist.

Falls sich die AG in Liquidation befindet, muß darauf hingewiesen werden. Sie müssen alle Abwickler und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats benennen.

IV. Sonstiges

Üblicherweise werden die Pflichtangaben in der Fußzeile des Geschäftsbriefes abgedruckt.
Konkrete Vorschriften hierfür gibt es jedoch nicht. In der graphischen Gestaltung des Geschäftspapiers ist das Unternehmen frei. Ein Logo kann verwendet werden, solange nicht bestehende Rechte Dritter (z.B. eingetragene Marken) verletzt werden. Auch können selbstverständlich zusätzliche Angaben gemacht werden. Es ist empfehlenswert, neben der genauen Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern, (ggf. E-Mail-Anschrift, Internet-Anschrift) auch Bankverbindungen (mit Bankleitzahl) sowie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer (Pflicht bei Rechnungen) anzugeben.

V. Folgen bei Verstößen

1. Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende:

Bei diesen können fehlende oder unvollständige Angaben von den Ordnungsämtern mit Bußgeldern bis zu 1000 € geahndet werden.

2. Im Handelsregister eingetragene Kaufleute und Gesellschaften:

Bei diesen sind die Registergerichte verpflichtet, für vollständige Angaben zu sorgen. Es können Zwangsgelder bis zu 5000 € angedroht werden. Zu einer Festsetzung kommt es aber nur, wenn nach der Androhung kein ordnungsgemäßer Geschäftsbriefbogen vorgelegt wird. Andererseits kann das Zwangsgeld aber auch wiederholt festgesetzt werden.

Problematischer ist, daß fehlende oder unvollständige Angaben zugleich einen Wettbewerbsverstoß darstellen. Formelle Verstöße laden zu Abmahnungen geradezu ein. Sofern der Gegner einen Rechtsanwalt einschaltet, kommen leicht Gebühren in Höhe von 500 € und mehr zustande. Betroffen sind handelsregistereingetragene und nicht eingetragene Unternehmen gleichermaßen.

Kontakt:

Horst Schlesinger
Rebecca Noll

Geschäftsbriefe

Suche

IHK Magazin

IHK Newsletter

IHK Jahresthema 2012